关于做好我校2015届毕业生材料归档工作的通知
各学院、各有关部处：
我校毕业生档案材料是校友在学校的学习记录，是学历认证和证书补办的有效依据。为了确保毕业生在校学习期间有关档案材料的及时、准确收集和完整保存，请各有关单位按照《bt365在线投注各单位文件材料归档范围及其保管期限表》（华南农办〔2008〕60号）和《bt365在线投注照片档案管理规定》(华南农办〔2003〕37号)、《bt365在线投注数码照片档案管理办法》（华南农办[2009]121号）、《bt365在线投注电子文件归档管理办法》(华南农办〔2010〕112号)的要求，做好2015届毕业生材料的收集、整理和移交归档工作。
根据档案工作“双套制”归档原则，请各单位在做好纸质档案归档的同时，做好对应电子档案的归档工作，对已采用管理系统管理本单位业务的部处（如研究生院、教务处学生成绩管理系统等），要求电子文件兼职管理人员（须是所在单位管理系统的系统管理员），负责将本年度毕业生成绩数据从管理系统中导出，与毕业生电子成绩单（以学号命名）一起刻录光盘归档。
归档时间：2015年10月10日至12月18日，归档内容见附件1。
附件1：bt365在线投注2015届毕业生档案材料归档内容
档案馆
二○一五年十月十日
附件1
bt365在线投注2015届毕业生档案材料归档内容
| 层次 | 归档内容 | 归档部门 |
| 研 究 生 | 招生简章、报考指南等招生宣传材料纸质与电子版 | 研究生院 |
| 本届博士、硕士毕业生毕业数据光盘（含基本信息表及个人毕业照）、本届毕业生成绩数据及电子成绩单光盘、本届博士、硕士毕业生2011年录取数据光盘（含基本信息表及个人入学照片） | ||
| 学位材料(每人1卷) | ||
| 录取名册（每册前应附有目录） | ||
| 毕业证书、学位证书签领名册及电子版 | ||
| 本届博士、硕士毕业生学籍卡及电子版 | ||
| 本届毕业生个人档案转递情况表及数据光盘 | ||
| 各学院博士、硕士毕业生合照（含实体和电子版）本届毕业生党员基本信息表及党组织关系介绍信存根、回执 | 各学院 | |
| 本 科 生 | 招生简章、报考指南等招生宣传材料纸质与电子版 | 招生就业处 |
| 本届毕业生毕业数据光盘（含基本信息表及个人毕业照） | 教务处 | |
| 本届毕业生成绩数据及电子成绩单光盘 | ||
| 本届学生英语四六级考试成绩表及数据光盘 | ||
| 毕业证书、学位证书签领名册及电子版 | ||
| 本届学生录取数据光盘（含基本信息及个人入学照片，其他年度入学新生录取光盘可提前移交） | 招生就业处 | |
| 本届毕业生个人档案转递情况表及数据光盘、高校毕业生就业报到证存根 | ||
| 录取名册（每册前应附有目录） | ||
| 学籍卡、成绩单(每班1卷)、学生专业成绩排名材料等纸质及电子版 | 各学院 | |
| 班级毕业合影实体和电子版 | ||
| 本届毕业生党员基本信息表及组织关系介绍信存根、回执 | ||
| 成人教育 | 招生简章、报考指南等招生宣传材料纸质与电子版 | 继续教育学院 |
| 本届毕业生成绩数据及电子成绩单光盘 | ||
| 本届毕业生毕业数据光盘（含基本信息表及个人毕业照）、本届毕业生录取数据光盘（含基本信息及个人入学照片，其他年度入学新生录取光盘可提前移交） | ||
| 学籍卡、成绩单(每办学点1卷)纸质及电子版 | ||
| 录取名册（每册前应附有目录） | ||
| 毕业证书、学位证书签领名册纸质及电子版 | ||
| 毕业合影实体及电子版 | ||
| 国际教育 | 招生简章、报考指南等招生宣传材料纸质与电子版，与国外大学合作项目材料与参与项目学生目录及相关材料 | 国际教育学院 |
| 珠江学院 | 获bt365在线投注本科学士学位的学生名册及成绩单需交档案馆。其他归档内容参照以上内容自定，归档材料由珠江学院内设档案室保存 | |
注：1、成绩单学籍卡归档要求：
①本科生学籍卡、成绩单按班立卷按学号排序，每卷前应附有学生名册和该班学生变动情况如转学（含转校和本校转专业）、延迟、退学、复学、开除等记录；
②成绩单必须学院章、院长章、bt365在线投注毕业生成绩专用章和审核人（教务员）章四章齐全；
③前两年延迟至今年毕业的学生学籍卡和成绩单应按学号排序单独做目录归档；
④提前毕业学生及获第二学位及辅修学生的成绩单也单独做目录归档。
2、毕业班合照归档要求：
毕业班合照应附文字说明，文字说明包括拍摄时间、学院、届别、专业和班级名称、每位老师（注明现职务）和学生在照片中的位置以及未参加拍照学生的姓名。本科生合照电子版以学院+班级名命名，研究生以学院+届别+层次命名（如工程学院2015届博士毕业生合影）。
3、归档时需有交接清单，双方移交及接收人员签字，单位盖章，一式两份。
4、联系电话：85280020
林老师 招生材料、电子档案、党员材料
蔡老师 毕业合影
85287731
谢老师 学籍卡、成绩单、学位材料等
