华南农办[2017]45号
各学院、部处、各单位：
根据学校档案工作要求，凡是本校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料均属bt365在线投注档案，均需按时向档案馆移交保存。为了做好2016年度我校形成和处理完毕的各门类档案材料的归档工作，现将有关事项通知如下：
一、强化收集工作力度，确保归档文件齐全完整
各单位要根据《bt365在线投注档案工作管理办法》（华南农办〔2010〕129号）、《bt365在线投注电子文件归档管理办法》（华南农办〔2010〕112号）和《bt365在线投注各单位文件材料归档范围和保管期限表》（华南农办〔2008〕60号）中的归档内容和要求，认真做好本单位职能活动中形成的文件材料的收集整理工作，确保文件材料齐全完整。根据近年上级有关文件精神，要特别加强对归档材料电子版的收集，保证归档材料“双套制”归档。
二、加强领导，精心组织，按时完成归档任务
各单位要高度重视文件归档管理工作，分管档案工作的领导及兼职档案管理人员要集中精力、集中时间组织好文件材料的整理归档工作，解决好归档工作中存在的实际问题，确保各类文件材料齐全完整按时归档。
三、归档要求
（一）纸质档案归档要求。各单位在进行材料归档前，请将归档材料目录预先录入至学校档案管理系统中各单位的前端录入表中，档案馆将按照各单位录入档案系统中的目录打印出移交清单，同时按移交清单验收材料，未录入系统的归档材料移交时必须同时移交Excel表格形式的电子版归档目录，目录格式见附件2。
（二）电子档案归档形式。目前档案馆为各单位提供三种电子文件归档形式：一是将电子文件直接上传至档案管理系统中，即前端录入用户在档案系统中录入归档材料目录的同时上传对应的电子文件（适合各单位的计划总结等单份小文件）；二是将电子文件上传至档案馆为各单位设置的电子文件上传空间中，方便档案馆按类集中刻录光盘（适合各学院毕业生合影电子版等）；三是电子文件材料直接以光盘形式移交（适合新生招生信息表及入学电子照，毕业生基本信息及电子毕业照、毕业生成绩电子版等已按主题集中存储的大容量归档）。
（三）归档的电子文件按有关规定必须是印章齐全的PDF格式文件。如果前端管理系统暂时还不能归档生成PDF等格式文件，则请各单位自行将纸质档案扫描成电子版归档，没有扫描条件的单位，请与档案馆联系，预约好时间并派人到档案馆扫描，档案馆提供设备条件和技术指导。
（四）鉴于目前学校各部门归档的大量纸质档案是从各业务管理系统中输出打印的，请各部门尽快升级管理系统，增加归档功能，并启用电子印章和电子签名，以保证归档的电子文件具有法律效力。
（五）各单位请在规定的时间内做好归档工作。按年度归档的档案材料，其档案实体及电子光盘的移交工作要求于2017年5月30日前完成，本科毕业生学籍成绩、研究生学位材料等按学年归档的档案材料应于年底前完成（届时再另行通知），各单位主要归档范围及具体移交时间详见附件1。
特此通知。
附件：1．各单位归档主要内容及归档时间一览表
2．bt365在线投注各类档案移交表格式及示例（使用时可从目录进入各工作表）
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2017年4月7日
电 话：85280020（文书档案室）
85286052（科技档案室）
1、各单位归档主要内容及归档时间一览表 .doc
2、bt365在线投注各类档案移交表格式及示例.rar
