各学院、各有关部处：
人才培养是大学的主要职能，毕业生档案材料是校友在学校的学习记录，是学历认证和证书补办的有效依据，做好毕业生相关档案材料的收集管理是学校档案馆的基本职责。为了确保毕业生在校学习期间有关档案材料的及时、准确收集和完整保存，请各有关单位按照《bt365在线投注各单位文件材料归档范围及其保管期限表》（华南农办〔2008〕60号）、《bt365在线投注照片档案管理规定》(华南农办〔2003〕37号)、《bt365在线投注数码照片档案管理办法》（华南农办[2009]121号）和《bt365在线投注电子文件归档管理办法》(华南农办〔2010〕112号)的要求，做好2017届毕业生材料的收集、整理和移交归档工作。
根据档案工作“双套制”归档原则和数字档案馆建设过程中“存量数字化，增量电子化”要求，请各单位在做好纸质档案归档的同时，做好对应电子版档案的归档。鉴于目前学校各部门大多采用管理系统管理本单位业务，归档的大量纸质档案是从各业务管理系统（如研究生成绩从研究生处系统、本科毕业生成绩从教务处的正方教务系统）中打印盖章后归档，如果前端管理系统暂时还不能生成命名规范（成绩单以学号+姓名命名）印章齐全的PDF格式文件，请有关部门尽快升级管理系统，增加归档功能，电子印章和电子签名功能，以生成符合归档要求的电子文件，保证归档的电子文件的法律有效性。
在系统还不能生成符合归档要求的电子文件前，请各单位自行将归档纸质档案扫描成电子版并刻光盘归档，没有扫描条件的单位，请与档案馆联系，预约好时间并派人到档案馆扫描，档案馆提供设备和技术指导。
各单位请在规定的时间内做好归档工作。按学年归档的档案材料，其档案实体及电子光盘的移交工作要求于2017年12月18日前完成（具体时间请各学院教务员与档案馆老师预约），各单位主要归档范围详见附件1。
附件1：bt365在线投注2017毕业生档案材料归档内容
特此通知。
档案馆
二○一七年九月十五日
附件1
bt365在线投注2017届毕业生档案材料归档内容
层次 | 归档内容 | 归档部门 |
研 究 生 | 招生简章、报考指南等招生宣传材料纸质与电子版 | 研究生院 |
本届博士、硕士毕业生毕业数据光盘（含基本信息表及个人毕业照）、本届毕业生成绩数据及电子成绩单光盘（电子成绩单为PDF格式以学号+姓名命名按学院建夹刻光盘）、本届博士、硕士毕业生2014年录取数据光盘（含基本信息表及个人入学照片，新生录取光盘也可于录取当年提前移交） | ||
学位材料(每人1卷) | ||
录取名册（每册前应附有目录） | ||
毕业证书、学位证书签领名册及电子版 | ||
本届博士、硕士毕业生学籍卡及电子版（电子版学籍卡以学号+姓名命名） | ||
本届毕业生个人档案转递情况表及数据光盘 | ||
各学院博士、硕士毕业生合照（含实体和电子版）、本届毕业生党员基本信息表及党组织关系介绍信存根、回执 | 各学院 | |
本 科 生 | 招生简章、报考指南等招生宣传材料纸质与电子版 | 招生就业处 |
本届毕业生毕业数据光盘（含基本信息表及个人毕业照） | 教务处 | |
本届毕业生成绩数据及电子成绩单光盘（毕业生电子成绩单以学号+姓名命名以班建夹分学院刻光盘） | ||
本届学生英语四六级考试成绩表及数据光盘 | ||
毕业证书、学位证书签领名册及电子版 | ||
本届学生录取数据光盘（含基本信息及个人入学照片，新生录取光盘可于录取当年提前移交） | 招生就业处 | |
本届毕业生个人档案转递情况表及数据光盘、高校毕业生就业报到证存根 | ||
录取名册（每册前应附有目录） | ||
学籍卡、成绩单(每班1卷)、学生专业成绩排名材料等纸质及电子版 | 各学院 | |
班级毕业合影实体和电子版 | ||
本届毕业生党员基本信息表及组织关系介绍信存根、回执 | ||
成人教育 | 招生简章、报考指南等招生宣传材料纸质与电子版 | 继续教育学院 |
本届毕业生成绩数据及电子成绩单光盘 | ||
本届毕业生毕业数据光盘（含基本信息表及个人毕业照）、本届毕业生录取数据光盘（含基本信息及个人入学照片，新生录取光盘可于录取当年提前移交） | ||
学籍卡、成绩单(每办学点1卷)纸质及电子版 | ||
录取名册（每册前应附有目录） | ||
毕业证书、学位证书签领名册纸质及电子版 | ||
毕业合影实体及电子版 | ||
国际教育 | 招生简章、报考指南等招生宣传材料纸质与电子版，与国外大学合作项目材料与参与项目学生目录及相关材料 | 国际教育学院 |
珠江学院 | 获bt365在线投注本科学士学位的学生名册及成绩单需交档案馆。其他归档内容参照以上内容自定，归档材料由珠江学院内设档案室保存 | |
注：1、纸质及电子版招生材料最好提前于招生当年归档，方便档案馆按学院做新生照片汇编。
2、成绩单学籍卡归档要求：
①本科生学籍卡、成绩单按班立卷按学号排序，每卷前应附有学生名册和该班学生变动情况如转学（含转校和本校转专业）、延迟、退学、复学、开除等记录；
②成绩单必须学院章、院长章、bt365在线投注毕业生成绩专用章和审核人（教务员）章四章齐全；
③前两年延迟至今年毕业的学生学籍卡和成绩单应按学号排序单独做目录归档；
④提前毕业学生及获第二学位及辅修学生的成绩单也单独做目录归档。
3、毕业班合照归档要求：
毕业班合照应附文字说明，文字说明包括拍摄时间、学院、届别、专业和班级名称、每位老师（注明现职务）和学生在照片中的位置以及未参加拍照学生的姓名。本科生合照电子版以学院+班级名命名，研究生以学院+届别+层次命名（如工程学院2015届博士毕业生合影）。
4、归档时需预先填交接清单，双方移交及接收人员签字，单位盖章，一式两份。
5、各门类材料归档联系人及电话：
林慕婵老师 毕业生党员材料 85280020
张文英老师 本科生材料 85280020
谢佳老师 研究生材料 85287731
